Інструкція з ведення ділової документації у

загальноосвітніх навчальних закладах

I - III ступенів

     1. Загальні положення

     1.1. Інструкція розроблена відповідно до вимог Закону України

"Про загальну середню освіту" ( 651-14 ).

     1.2. Інструкція  встановлює правила документування діяльності

загальноосвітніх навчальних закладів I -  III  ступенів  незалежно

від   їх   підпорядкування,   типів  та  форм  власності  (далі  -

загальноосвітні навчальні заклади) і регламентує порядок роботи  з

документами   з   моменту   їх   створення   або  надходження,  до

відправлення чи передачі в архів.

     1.3. Інструкція    визначає    порядок   ведення   загального

діловодства,  її положення поширюються на всю ділову документацію,

в  тому  числі  створювану  за  допомогою персональних комп'ютерів

(ПК).

     1.4. Дотримання правил і рекомендацій щодо порядку здійснення

ділових процесів,  встановлених цією Інструкцією,  є обов'язковими

для  всіх  керівників та педагогічних працівників загальноосвітніх

навчальних закладів.  Педагогічні працівники,  прийняті на роботу,

повинні  бути  ознайомлені  з  вимогами Інструкції і виконувати її

вимоги.

     1.5. Діловодство   в   загальноосвітніх  навчальних  закладах

ведеться призначеною для цього відповідальною особою.

     1.6. Вся   ділова   документація  зберігається  у  спеціально

обладнаних шафах чи сейфах і не  повинна  мати  доступу  сторонніх

осіб.

     1.7. Вся ділова  документація  ведеться  державною  мовою.  У

місцях   компактного   проживання   громадян,   які   належать  до

національних меншин,  у внутрішньому веденні ділової  документації

може  використовуватися  поряд  з державною мовою мова відповідної

національної   меншини    у    порядку,    встановленому    чинним

законодавством.

     1.8. Вказівки щодо оформлення записів  у  книгах  і  журналах

встановленого зразка подані на перших сторінках цих документів.

     1.9. Всі книги та  журнали  (крім  класних),  що  ведуться  у

загальноосвітніх   навчальних   закладах,   обов'язково  поаркушно

пронумеровуються,  прошнуровуються,  підписуються   керівником   і

скріплюються печаткою.

     1.10. Ділові  папери,  які  надходять  до  загальноосвітнього

навчального  закладу,  чи  відправляються з нього,  реєструються у

журналах вхідного і вихідного листування.  У вихідному  листуванні

(вихідній  документації)  виправлення  не  допускаються.  Допущені

виправлення  у  поточній  діловій  документації  застерігаються  і

скріплюються підписом відповідальної особи та печаткою.

     1.11. Керівники    загальноосвітніх    навчальних    закладів

зобов'язані   всебічно   сприяти  раціоналізації,  механізації  та

автоматизації  ділових  процесів,  вживати  заходів  до  оснащення

діловодства    за   допомогою   персональних   комп'ютерів   (ПК);

здійснювати контроль  за  обов'язковим  дотриманням  Інструкцій  з

ведення  ділової  документації  у  загальноосвітньому  навчальному

закладі.

     1.12. При   зміні  керівника  загальноосвітнього  навчального

закладу  вся  ділова  документація   передається   відповідно   до

Інструкції,   про   що  робиться  запис  в  акті  прийому-передачі

навчального закладу.

     1.13. Після   закінчення  терміну  зберігання  тих  чи  інших

документів,  які  не  підлягають  передачі   архівним   установам,

списується  комісією,  яку  призначає  керівник загальноосвітнього

навчального  закладу.  На  списану  документацію  комісія  складає

відповідний акт. Списана документація знищується.

     2. Документування  діяльності  загальноосвітнього навчального

закладу

     2.1. Документування  діяльності навчального закладу полягає у

фіксації за встановленими правилами  на  паперових  або  магнітних

носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

     2.2. Підставою  для  створення  документів   є   необхідність

засвідчення  наявності  та змісту управлінських дій,  переведення,

зберігання і використання інформації  протягом  певного  часу  або

постійно.

     2.3. Вирішення  питань   щодо   організації   та   проведення

навчально-виховного  процесу,  господарсько-фінансової  роботи,  а

також питань,  які стосуються всіх або  окремих  осіб,  в  т.ч.  і

учнів, викладаються у наказах, розпорядженнях, дорученнях.

     2.4. В усіх випадках,  документи,  що видаються  на  підставі

розпорядчих документів вищого рівня, повинні мати посилання на них

із зазначенням найменування цих документів,  дати їх підписання та

номеру реєстрації.

     2.5. Обговорення  питань  і  рішення,   що   приймаються   на

засіданнях  педагогічної  ради,  загальних  зборах колективу тощо,

фіксуються у протоколах.

     3. Складання та оформлення документів

     3.1. Для складання документів повинен використовуватися папір

форматів А4 (210 х 297 мм) та А5 (146 х 210 мм).

     Складання документів   на   папері   довільного   формату  не

дозволяється.

     3.2. Зміст    документів   викладається   стисло,   грамотно,

зрозуміло і об'єктивно,  без повторів та вживання слів і зворотів,

які   не   несуть  смислового  навантаження.  Довільне  скорочення

найменувань установ і окремих слів не допускається.

     Текст документа  оформляється  у вигляді суцільного складного

тексту,  таблиці або поєднання цих форм.  Суцільний складний текст

документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію.

     Як правило,   тексти   розпорядчих   документів   і    листів

складаються з двох частин.  У першій частині зазначається підстава

або обгрунтування для складання документа,  а в другій  частині  -

висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

     В окремих випадках текст документа  може  містити  лише  одну

резолютивну  частину,  наприклад,  наказ  - розпорядчу частину без

констатуючої, лист-прохання без пояснення.

     3.3. Відповідальність   за  зміст,  правильну  підготовку  та

оформлення  документів  покладається  на   керівника   навчального

закладу.

     3.4. Документи повинні мати встановлені  реквізити  і  сталий

порядок їх розміщення:

     найменування загальноосвітнього навчального закладу;

     ідентифікаційний код;

     назва виду документа, заголовок тексту;

     адресу і дату підписання документа;

     посвідчення документа (підпис, затвердження, печатка).

     3.5. Назва   виду   документа   (наказ,  розпорядження  тощо)

зазначається друкарським або машинописним способами.

     3.6. До   кожного   виду  документа  обов'язково  складається

заголовок (короткий зміст).  Він має бути максимально  коротким  і

ємним, точно передавати зміст тексту. Формулювати заголовок тексту

слід за допомогою віддієслівного іменника, відповідаючи на питання

"про   що?",   наприклад,   "Про   вивчення...",   "Про   розподіл

педагогічного навантаження..." тощо.